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业务档案的管理

发布时间:2018年7月11日 长沙劳动工伤律师  
建立档案管理制度。主要有三部分:1、立卷归档制度,主要包括归档范围、归当时间和归档要求。2、档案保管制度,主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。3、档案利用制度,主要包括利用范围、方式、要求、批准手续,并对利用完毕后交回的案卷进行检查的规定。农村社会养老保险业务档案主要包括:保险金领取终止后的各类业务表、单、帐、卡和重要业务资料等。
(一)业务档案的装订、整理
1.业务表、单、卡应按以下顺序排列:
(1)(各种)申报单
(2)缴费明细表
(3)缴费汇总表
(4)缴费记录卡
(5)收款收据
(6) 转移通知单
(7) 发放明细表
(8) 保险金发放汇总表
(9) 发放记录卡
(10) 付款收据
(11) 各种费用单据
(12) 报表
2.案卷宗采用三孔一线方法在左侧装订线外装订。案卷应填写"案卷宗封面"、"卷内目录"和"备考表"。装订成册的案卷顺序编号。若干册案卷装入一个案卷盒内,以便保管。
3.案卷宗封面填写方法。(1)封面第一栏填写单位全称。(2)第二栏填写"缴费单证"或"给付单证"字样。(3)类别:指是否为乡镇企业。(4)起止号:填写卷内表、单、卡起止号码。(5)归案号栏斜线下填写单位编号,斜线上填写编列的案卷顺序号。(6)全宗号、目录号、案卷号栏由档案部门填写。
4.卷内目录填写方法。(1)顺序号:按入保人的顺序填写。(2)入保人:填写入保人姓名。(3)保险号码:填写入保人的保险号 码。(4)页号:填写每一入保人的单证所在页号。案卷封面各项数 字均用阿拉伯数字填写。
5.软卷皮规格为300mm×215mm。
(二)业务档案形成的时间
档案形成的时间,应以次年6月底为限。6月经签收后移交档案室管理。
(三)业务档案的分类
1.短期保管的档案。是指从移交档案室算起,保存期5年的业务档案。包括:(1)保险金领取终止后的全部表、单、证、卡。
2.长期保管的档案。指从移交档案室算起,保存期20年的业务档案。主要包括:(1)社会调查材料;(2)(年度)报表。
3.永久保存的档案。指从移交档案室算起,需永久保存的档案。主要包括:(1)到达领取期,但终未办理领取手续,经多次催办,仍无人办理的表、单、卡;(2)养老保险史志资料;(3)综合统计资料:条款、条款说明,费率规章、实施方案、细则及计算说明;(4)其它需永久保存的档案。
(四)业务档案的理卷时间及移交
业务表、单、卡资料,于次年年初开始理卷,最晚于6月底以前移交综合档案室。
理卷要求:(1)按三种不同保管期限,按排列的顺序编制案卷编号。卷内各按顺序号排列,用胶水粘贴和线绳缝订成册,加封皮后,形成装订好的案卷。(2)按三种保管期限重新编号的档案案卷,应按要求分别登录"业务档案登记簿",在与综合档案部门移交的同时,由其签收。
(五)业务档案的管理、使用与销毁
业务档案必须实行专人专柜管理,并符合防火、防盗、防潮、防蛀的要求,平时如需调阅,应办理调阅手续。对于超过保管期限,按档案管理的规定进行销毁。



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